Die Kanban Methode ist heute neben der Scrum Methode ein oft angewendetes Tool aus dem Projektmanagement und hilft agile Arbeitsweisen zu fördern.
Ursprünglich stammt die Kanban-Methode von der Taiichi Ohno Methode. Taiichi Ohno, der als Ingenieur bei Toyota bereits um 1950 eine Lösung für eine stabilere Produktionsplanung suchte, entwickelte den Ansatz des Kanban Modells, um Engpässe in der Produktion zu vermeiden und geringere Durchlaufzeiten zu erzeugen und dabei die Qualität zu erhalten.
So funktioniert die Kanban Methode
Es gibt drei Hauptspalten im Kanban Ansatz: To Do, Doing und Done. Grundsätzlich gilt, dass das Modell auf einem flexiblen Ansatz beruht und die Spalten und ihre Anordnung flexible an das Projekt und die Anforderungen angepasst werden können. Einige „Kanbanboards“ beinhalten deswegen sogar fünf Spalten und Entwicklungsprozesse des Produktes besser erfassen zu können. Außerdem kann eine Spalte als „Backlog“ angelegt werden, in der alle Ideen und Aufgaben gesammelt werden können.
To Do: Links werden Aufgaben eingetragen, deren Bearbeitung noch nicht begonnen wurde.
Doing: Sobald die Bearbeitung einer Aufgabe beginnt, wird die Karte in die mittlere Spalte verschoben.
Done: Rechts sammeln sich die Karte mit den erledigten Aufgaben.
Ein Kanban Board kann analog oder digital angelegt werden oder aus einer Kombination beider. Digital eignen sich dafür zum Beispiel Trello oder Asana.
David Anderson, ist ein amerikanischer Neurobiologe und hat das Kanban Modell neu beschrieben, hat sechs Prinzipien aufgestellt, die ein Unternehmen bei der Anwendung beachten sollte.
6 wichtige Regeln
- Klare Regeln: Innerhalb des Prozesses sollten klare Regeln definiert werden und eine genaue Definition davon bestehen wie die einzelnen Felder definiert sind. Wann ist eine Aufgabe „Done“.
- Das Aufgabenlimit: Die zur Verfügung stehenden Karten, sollten limitiert sein um auch das Aufgabenvolumen limitieren zu können. So kann sichergestellt werden, dass nicht zu viele Aufgaben gleichzeitig laufen und mehr Fokussierung auf die einzelnen Ergebnisse gelegt werden kann.
- Der Workflow: Innerhalb der einzelnen Spalten sollte ebenfalls priorisiert werden und die Karten in absteigender Reihenfolge innerhalb einer Spalte angeordnet werden.
- Der kontinuierliche Verbesserungsprozess: Innerhalb des Prozesses ist es wichtig, stetig die Effizienz der Arbeitsweisen zu verbessern.
- Richtiges Leadership: Der wichtigste Aspekt ist, dass die Mitarbeiter auf allen Ebenen Verantwortung an dem Prozess übernehmen und sich auch aktiv für Verbesserung und Optimierung einsetzen.
- Unterschiedliche Modelle: Anwendung von anderen Modellen wie die der Engpasstheorie, der Komplexitätstheorie oder der Lean IT können unterstützen, ein besseres Verständnis für die Prozesse zu erlangen und effizientere Lösungen zu finden.
Wie jede Methode hat auch das Kanban Modell Vor- und Nachteile in der Anwendung.
Ein Vorteil für die Projektarbeit lieg in der Reduzierung des Managementaufwands und einer steigenden Arbeitsgeschwindigkeit. Auch die Arbeitsmotivation der einzelnen Mitarbeiter steigt. Nachteile können sein, dass eine wichtige Voraussetzung ist, dass sich die Kompetenzen der MitarbeiterInnen überschneiden. Außerdem müssen sich die Arbeitspakete klar voneinander abgrenzen lassen.
