oppotune: Das Tool für bessere Meetings aus Dresden

Hand aufs Herz, wann hast du zum letzten Mal nach einem Meeting gedacht „Das hätte auch eine E-Mail sein können“? Diesem Problem nehmen sich jetzt drei Gründer aus Dresden an, und zwar mit einer Softwarelösung. Mit oppotune sollen Meetings effizienter geplant, dokumentiert und nachbearbeitet werden. Wie das funktioniert und wie man ein richtig gutes Meeting abhält, das haben uns die Gründer Johann, Oskar und Heiner verraten. 

Den Meeting-Workflow optimieren  

Erst vor Kurzem – im Februar 2021, um genau zu sein – haben Johann Gregor, Oskar Flegel und Heiner Ludwig aus Dresden ihr eigenes Startup gegründet. Es heißt oppotune und soll unseren Arbeitsalltag nachhaltig verändern. oppotune ist eine methodisch begleitende Software zur Strukturierung und Optimierung von Meetings. Man führt mit ihr allerdings keine Meetings durch (wie z. B. mit Zoom oder MS Teams), sondern plant und begleitet diese.

Eine solche Lösung hätten sich die drei Gründer auch in dem Unternehmen gewünscht, in dem sie zuvor erste Arbeitserfahrung gesammelt haben. Den Zustand der Meetingkultur dort beschreibt Oskar als unbefriedigend:  

„Wir waren meist demotiviert nach den Meetings, weil Struktur, Ziele und Ergebnisse fehlten und dadurch auch nichts voranging. Freunde und Bekannte bestätigten jenes Problem und beklagten sich ebenfalls über hochgradig ineffiziente und unproduktive Meetings. Leitfäden und Aushänge an Wänden in Meetingräumen existieren dabei schon seit Jahren, helfen aber nicht.“

Also entschlossen sie sich, gemeinsam eine Lösung für dieses durchaus weit verbreitete Problem zu schaffen. Oskar Flegel verantwortet das Produktmanagement bei oppotune. Der ausgebildete Bankkaufmann hat schon in verschiedenen Tech-Startups gearbeitet und schloss einen Bachelor in BWL ab. Das Thema seiner Bachelorarbeit: Meetings im unternehmerischen Kontext. Johann Gregor ist für Marketing und Sales sowie den direkten Kundenkontakt zuständig. Er hat einen akademischen Hintergrund als Dipl. Wirtschaftsingenieur. Heiner Ludwig ist als CTO verantwortlich für die Produktentwicklung und hält einen Master in Informatik.

Finanziert ist das Unternehmen bisher aus eigenen Mitteln. Das nächste große Ziel des dreiköpfigen Gründerteams ist es, das Produkt bald zur Marktreife zu bringen. Unterstützt werden sie dabei im Augenblick von vier Freelancer:innen.

„Was wir dafür noch brauchen sind eine hohe Anzahl an Nutzer:innen, die unsere Software testen und Entwickler:innen, die uns helfen, das Feedback vom Markt umzusetzen.“, erzählt Oskar uns im Gespräch.

Woran liegt’s? Die üblichen Meeting-Stolperfallen

Aber warum laufen die meisten Meetings eigentlich so ineffizient ab? In der Regel scheitern Meetings bereits in ihrer Vorbereitung, weiß Oskar:

„Meistens heißt es: “Lasst uns einfach mal zusammensetzen” – dann sind zwei Stunden vorbei und nichts ist dabei herausgekommen. Und das, obwohl die Vorbereitung oft nur 2-3 Minuten dauern würde.“ 

Und selbst wenn im Vorfeld geplant wird, ohne klare Agenda wie das geplante Ziel erreicht werden soll, ist auch der beste Plan nur unzureichend. Wie sagte schon der Der kleine PrinzAutor Antoine de Saint-Exupery: „A goal without a plan is just a wish.“ 

Nach der Vorbereitung folgt das Meeting selbst und auch dort lauern viele potenzielle Produktivitätskiller. So manch einem ist vielleicht das Bild von zu spät kommenden Teilnehmer:innen bekannt. Andere beantworten während des Gesprächs lieber noch schnell ihre E-Mails. Und allzu oft wird sich dann auch noch in unwichtigen Details verloren oder vom Thema abgewichen. 

Schlussendlich wird das Meeting häufig überzogen und dennoch wurde weder ein konkretes Ziel erreicht, noch klare nächste Schritte formuliert oder Aufgaben verteilt. FallsMeetingprotokolle geführt wurden, werden sie im Nachhinein nur selten von Teilnehmenden geöffnet, da sie nicht die relevanten Ergebnisse und Aufgaben beinhalten, die essenziell sind.

Mit dem richtigen Tool zum Kulturwandel der klassischen Meetingstruktur 

Aber wer hat schon Lust, eine Agenda in Excel zu planen? Ein Kulturwandel hin zu besseren Meetings benötigt demnach nicht nur das richtige Mindset, sondern auch das richtige Tool. oppotune soll Abhilfe schaffen und dabei helfen, mit sehr geringem Aufwand große Effekte zu erzielen:

„Man kann entweder versuchen, mit der Meetinglok querfeldein zu fahren, um den Zielbahnhof zu treffen oder man nutzt einfach oppotune als Schiene, die einen durch jeden Zwischenbahnhof und am Ende in der vorgelegten Zeit zum Zielbahnhof bringt, indem man alle Ziele erreicht, die erreicht werden sollen.“

Das Team hat oppotune für jedes Unternehmen entwickelt, welches eine hohe Kommunikationsdichte hat und dementsprechend auch viele Meetings führt. Dabei ist es egal, ob es sich um ein Startup handelt oder um einen Konzern. So verbringt laut einer Studie der Bain & Company Consulting eine Führungskraft durchschnittlich zwei Tage pro Woche in Meetings. Das diese Zusammenkünfte meist von den Teilnehmenden als unproduktiv und ineffizient eingeschätzt werden, betreffe jedes Unternehmen gleichermaßen, verdeutlicht uns Oskar:

„Die meisten Personen denken, ihre Meetings seien gut genug geplant, womit sie einer kognitiven Verzerrung, dem sogenannten Better-Than-Average-Effect unterliegen. In Wirklichkeit sind Meetings laut Statistiken jedoch auf breiter Ebene unabhängig von Unternehmen, Branche, Bildungsstand o. ä. unproduktive Zeitfresser.“

Ein gutes Meeting durchführen, das sind die Tricks

Oskar und sein Team raten, für ein Meeting im Vorfeld stets klare Ziele zu formulieren, eine strukturierte Agenda zu erarbeiten, nur Teilnehmende einzuladen, die auch etwas zur Umsetzung des Themas beitragen können, sowie Abstimmungen, Protokollierung und Co. mit oppotune zu organisieren. Das geht einfach und nahtlos, verspricht uns Oskar. Die Software der Dresdener Gründer hat das Ziel, dabei zu helfen, den gesamten Meetingprozess zu standardisieren sowie durch einfache Funktionen wie vorgefertigte Agenda-Templates und Tipps optimale Ergebnisse zu erreichen. 

Aber noch mal Schritt für Schritt: 

1. Meeting vorbereiten 

Noch vor dem Versenden einer Meeting-Einladung sollte man sich die Frage stellen, ob ein solches überhaupt notwendig ist. Ein Meeting sollte nur dann abgehalten werden, wenn das Ziel nicht auch z. B. durch die berühmte E-Mail erreichbar gewesen wäre. Gleichzeitig sei es enorm wichtig, die richtigen Teilnehmenden einzuladen, erklärt der Gründer weiter. Das heißt, es sollten nur die Personen teilnehmen, die einen wichtigen Beitrag leisten können oder die zu einem solchen Grad betroffen sind, dass ihre Anwesenheit zwingend notwendig ist.

Ein gutes Meeting sollte schließlich ein ausformuliertes Ziel haben, nicht länger als notwendig dauern und mit einer übersichtlichen Agenda versehen sein. All jene Informationen sollten nach Planung durch die organisierende Person rechtzeitig mit genügend Vorlaufzeit mit allen Teilnehmenden geteilt werden. Dadurch erhöhe sich die Wahrscheinlichkeit, dass diese sich auf das Meeting vorbereiten.

„Für die Vorbereitung eines Meetings stellt oppotune anpassbare Agenden für Einzel-, Teambesprechungen und wiederkehrende Meetings bereit.“, erklärt Oskar.“ „Mit deren Hilfe können im Vorfeld gezielte Fragestellungen für das anstehende formuliert werden.“

2. Meeting durchführen 

Während des Meetings gilt es, das Gespräch anhand der formulierten Ziele zu leiten. Gleichzeitig sollte die Person, die das Meeting leitet, gegen Monologisieren vorgehen sowie ein Abschweifen vom Thema oder das Verlieren in Details verhindern. Zudem sollten die Kernpunkte des Themas protokolliert und Aufgaben festgehalten werden, um proaktiv die Umsetzung der Ergebnisse nach dem Meeting voranzutreiben. Auch der Zeitrahmen sollte unbedingt beachtet werden, betont der Gründer: 

„oppotune hilft mit seiner Anwendung dabei, enge Zeitrahmen einzuhalten. Denn die Zeit aller Teilnehmenden ist wertvoll und sollte geschätzt werden. Durch den Fokus auf die zuvor festgelegten Ziele werden zu lange Diskussionen vermieden. Zusätzlich lassen sich automatisch die wichtigen Meeting-Notizen mit der Software gleich während der Besprechung festhalten.“

3. Meeting nachbereiten 

Anhand eines Protokolls kann dabei kurz und bündig festgehalten werden, wie die vorgegebenen Ziele erreicht werden sollen, welche Tasks damit zusammenhängen, wo diese anfangen und enden und natürlich, wer für sie verantwortlich sein soll. Dabei ist es wichtig, nur wirklich relevante Notes in Key Take Aways, Tasks und Next Steps einzuteilen, um entsprechend Struktur zu bekommen.

Dank eines integrierten Protokolls sollen mit oppotune keine Ergebnisse mehr verloren gehen. So kann mit dem Tool beispielsweise auch der Fortschritt von Prozessen im Auge behalten werden. Die Effizienz jedes Meetings lasse sich des Weiteren durch die Analyse von Teilnehmerumfragen innerhalb des Tools verbessern: 

„Wer oppotune nutzt, setzt sich wirklich mit dem Meeting auseinander und gibt diesem eine bessere Struktur, mit nur wenigen Minuten Zeitaufwand. Gleichzeitig generiert oppotune wertvolle Insights zu den eigenen Meetings. So kann die Meetingkultur eines jeden Unternehmens auch langfristig optimiert werden.“

Jetzt seid ihr bestens informiert und habt es selbst in der Hand, die Meetingkultur in eurem Unternehmen zu verbessern. Wenn ihr oppotune dafür testen möchtet, könnt ihr hier eine Demoversion anfragen.