Vor dem Arbeitszeugnis braucht sich niemand zu fürchten. Startups und Unternehmen können mit ein paar Tricks schnell eine Routine etablieren, die das Erstellen von Arbeitszeugnissen erleichtert.
Das Arbeitszeugnis ist, wenn es richtig eingesetzt wird, ein hervorragendes Instrument, um MitarbeiterInnen Feedback zu geben und gleichzeitig zukünftigen ArbeitgeberInnen Schwachstellen und Stärken zu kommunizieren. Dabei gilt es einiges zu beachten, denn das Arbeitszeugnis entscheidet auch darüber, ob und unter welchen Bedingungen Unternehmen BewerberInnen einstellen. Ein negatives Zeugnis darf es gesetzlich nicht geben, doch mit Floskeln allein ist niemandem geholfen. Darauf müssen Unternehmen beim Ausstellen von Arbeitszeugnissen achten.
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Alle MitarbeiterInnen haben ein Recht auf ihr Arbeitszeugnis
Startups und kleine Unternehmen beschäftigen gern von Anfang an einen kleinen Stamm an MitarbeiterInnen. Während die meisten ArbeitgeberInnen Wert darauf legen, für längere Zeit mit ihren MitarbeiterInnen zusammenzuarbeiten, ist in vielen Unternehmen eine gewisse Fluktuation Alltag. MitarbeiterInnen die gehen, haben ein gesetzliches Anrecht auf ein Arbeitszeugnis. Dieses kann als Empfehlung für neue ArbeitgeberInnen verstanden werden, hilft aber auch den ehemaligen MitarbeiterInnen, ihre Leistungen einzuordnen.
Im BGB und der GewO heißt es dazu, das Zeugnis dürfe die berufliche Weiterentwicklung nicht behindern. Konkret bedeutet das, es darf nicht negativ sein oder die MitarbeiterInnen falsch bewerten. Das gilt im übrigen auch für Auszubildende. Sogar bei Hilfstätigkeiten kann nach einer gewissen Zeit das Recht auf die faire Bewertung bestehen. Um Fehler zu vermeiden, werden im Unternehmen mehrere AnsprechpartnerInnen in die Formulierung des Arbeitszeugnisses eingebunden.
Diese Abläufe sollten Unternehmer kennen
Arbeitszeugnisse müssen spätestens am letzten Arbeitstag im Unternehmen vorliegen. Es ist daher sinnvoll, von Anfang an ein System zu etablieren, wie sich Zeugnisse schnell und routiniert erstellen lassen. Haufe hat hierfür eine sinnvolle Checkliste angelegt. Für die Erstellung des Arbeitszeugnisses wird dafür zunächst eine Vorlage angelegt, beispielsweise mithilfe einer Zeugnis-Manager-Software. Die Vorlage stellt sicher, dass die Gestaltung immer gleich ist und keine MitarbeiterInnen benachteiligt werden oder rein optisch überhöht. Personalmanagement und Führungskräfte beraten sich nun kurz dazu, welche Inhalte in das Zeugnis einfließen sollen.
Um ein vollständiges Bild zu erhalten, wird eine Bewertung des direkten Vorgesetzten und möglicherweise einiger anderer KollegInnen eingeholt. Die passenden Textbausteine werden dann von der HR-Abteilung oder der Geschäftsführung zusammengesetzt und abgeglichen mit den Aussagen der weiteren MitarbeiterInnen. Passt alles, unterzeichnen die Vorgesetzten das Schreiben und übergeben es entweder beim persönlichen Verabschiedungsgespräch oder versenden es postalisch an die ehemaligen MitarbeiterInnen.
Eigene Entwicklung bewerten und verfolgen durch Arbeitszeugnis
Das persönliche Gespräch zum Abschluss der Zusammenarbeit ist für MitarbeiterInnen wichtig. Sofern diese dazu erscheinen können und nicht beispielsweise gesundheitlich verhindert sind, lassen sich hier einige Punkte der Arbeit gut besprechen. Sie haben im Detail nichts in dem Zeugnis zu suchen, das die Dauer der Zusammenarbeit, Tätigkeitsfelder und eine allgemeine Bewertung rund um das soziale und fachliche Auftreten der MitarbeiterInnen enthält.
MitarbeiterInnen sollten keine Angst vor ihrem Zeugnis haben, sondern das Schreiben für sich sinnvoll auswerten können, um für die Zukunft Schlüsse daraus zu ziehen. Kleine Kritikpunkte sind erlaubt, werden jedoch besser vermittelt, wenn die Vorgesetzten ein paar Worte dazu sagen. Die Routine im Ausstellen von Zeugnissen sollten in Unternehmen früh eingeführt werden, um die Bearbeitungszeit zu verkürzen und bessere Arbeitszeugnisse zu erstellen, die allen Beteiligten wirklich wichtige Informationen liefern.
